Operator Horizonte ha bisogno dei loro contratti, allegati e consensi per preservare il significato, validità e la responsabilità quando li utilizza per prendersi cura dei clienti o rispondere con IA. Il documento A trovato rapidamente può ancora essere importato o senza autorizzazione per tale uso.
Concetti Chiave
A documento include contenuti e contesto: autore, scopo, versione, classificazione e relazione con un processo. A registrazione mantiene la prova di un'attività o di una decisione, come consenso accettato. Il file PDF è la sua rappresentazione digitale; cambiare il nome del file non cambia lo validità dell'accordo in esso contenuto.
La gestione documentale comprende la cattura, la classificazione, la revisione, la pubblicazione, l'accesso, la manutenzione e lo smaltimento. La responsabile del processo decide quale sia la versione valida. L'assistenza tecnica implementa i controlli e la steward mantiene i metadati. La tassonomia A facilita l'organizzazione dei contenuti. La ricerca semantica aiuta a trovarlo, ma nessuno di loro decide il suo valore probatorio.
Ciclo di vita e Orologio documentario
Horizonite separa bozze, documenti approvati e registri di ritenzione. Prima per pubblicare un contratto, responsabile versione di controllo area, data effettiva, client e approvazioni. A modifica la produzione di una nuova versione con relazione esplicita alla versione precedente. Il consumatore dovrebbe essere in grado di distinguere ciò che era in vigore alla data di un'operazione.
La politica di conservazione è definita per categoria e necessità di affari con l'applicazione della legge come appropriato. Non c'è termine universale per tutti i documenti. L'ordine di manutenzione A o un'indagine possono sospendere la fornitura prevista. Il processo dovrebbe registrare chi ha deciso e perché.
Le prove utili includono identificatore stabile, versione, data di approvazione, cronologia di accesso e minuti di smaltimento. L'indicatore può essere la percentuale di documenti pubblicati con responsabile completo e valida. Il suo denominatore dovrebbe essere limitato al set pubblicato che è stato effettivamente valutato.
Documenti e IA con Oracle AI Data Platform e Oracle Autonomous AI Lakehouse
A Oracle AI Data Platform, organizzare documenti autorizzati in un volume o cartella e aggiungerli come fonte di una Base di conoscenza. Selezionare i formati PDF, DOCX o TXT, configurare la frammentazione ed eseguire con Ingest ora. Quindi, collegare la Knowledge Base a uno strumento RAG di un agente per recuperare i contenuti con il suo significato. La guida a Base di conoscenza spiegare questo tour. Configurare Oracle Autonomous AI Lakehouse 26ai o più come base vettoriale, seguendo Requisiti di funzione IA.
Applicare il ciclo di vita documentario a tutto ciò che riguadagna l'agente: la responsabile approva la versione e la sua validità. La steward registra i rapporti interdocumenti. e il custode gestisce l'assunzione e controlla il suo risultato Esecuzioni di lavoro. A seguito di una sostituzione o il ritiro, aggiornare le fonti autorizzate e dimostrare quali frammenti l'agente ritorna. Mantenere le versioni di ritenzione per l'audit nel suo complesso e con la autorizzazioni che corrisponde a tale uso.
Query Conoscenza Base delle Lingue identificare i volumi di produzione e le cartelle. Dal momento che la visualizzazione rappresenta l'ultima cattura, mantiene anche la versione documentaria, l'identificatore di aspirazione e le prove utilizzate in ogni risposta è necessario per l'audizione.
Esempio programmato
L'agente A ha risposto che un cliente può annullare gratuitamente. Ha riguadagnato il suo contratto iniziale, ma esiste un allegato successivamente approvato. La somiglianza del frammento era alta. La risposta non riesce a selezionare la versione applicabile.
La responsabile Contratti definisce che l'allegato sostituisce quella clausola da una data specifica. La steward riguarda il contratto e l'allegato, classifica la versione precedente e registra la data effettiva. L'apparecchiatura di dati aggiorna il pacchetto di raccolta autorizzato e controlla una consultazione precedente e successiva.
Il risultato atteso non è quello di cancellare tutte le vecchie versioni: un audit può richiederle. E 'per evitare una risposta reale utilizzando una clausola sostituita senza preavviso, mantenendo la tracciabilità del cambiamento.
Comune
- "Se e' alla Knowledge Base, e' approvata." L'ingestione di Tecnico non costituisce un'approvazione di responsabile.
- "Rimuovi PDF rimuove tutti i riferimenti." Dobbiamo rivedere frammenti, indici, risposte memorizzate e consumatori secondo il loro ciclo di vita.
- "A autorizzazione al repository risolve qualsiasi utilizzo." L'obiettivo efficace, l'udito, autorizzazioni e l'esposizione di frammenti riparati devono essere valutati.
Esercizi Decisione
A ha sostituito il contratto appare in una risposta corrente. Audita ha bisogno di preservare e Assistenza a Cliente deve essere risposto con la versione corrente. Ha deciso cosa è stato conservato, che cosa è stato rimosso dal pacchetto di recupero corrente e quali prove documentano il cambiamento. Identificare la responsabile di ogni decisione.
Soluzione
Contratti conferma la versione applicabile e le sue date. La registrazione precedente è mantenuta in base a una politica appropriata e con un accesso appropriato e un aggiornamento del pacchetto di recupero per il caso di oggi. Il fornitore di assistenza controlla l'aggiornamento dell'indice. La steward registra la relazione tra le versioni. Evidenza di approvazione, aggiornamento e monitoraggio di entrambe le date sono conservati.